Administration publique

Des réponses pour vous – Organiser – Informer – Transmettre

Avec Segretaria365, vous pouvez enfin vous concentrer sur les activités stratégiques de votre organisation, en laissant la gestion des appels et des rendez-vous à une équipe professionnelle.
Notre service de secrétariat à distance s’intègre parfaitement aux besoins de l’administration publique : précis, fiable, actif du lundi au samedi, sans contraintes contractuelles.

Que fait votre secrétaire à distance ?

Lorsque vous n’êtes pas disponible, Segretaria365 répond à votre place de manière professionnelle et communique les informations rapidement. Les appels sont traités selon vos instructions : ils peuvent être transférés vers des numéros internes ou archivés avec des détails par e-mail.

En outre, nos opérateurs peuvent prendre des rendez-vous directement dans votre agenda électronique, en les coordonnant avec les heures de disponibilité que vous avez indiquées. Tout est transparent, traçable et intégré.

Gestion intelligente des communications

Chaque appel est traité comme s’il était pris en charge par un standardiste interne :

• L’opérateur vérifie la disponibilité de la personne de contact ou de l’extension demandée.

• Si possible, faites unrenvoi d’ appeldirect.

• Vous pouvez également enregistrer la demande et envoyer un résumé détaillé par courrier électronique.

Cela vous permet de ne manquer aucune communication et de maintenir votre flux d’informations interne à jour à tout moment.

Des services supplémentaires pour une administration plus efficace

Outre la gestion des appels, Segretaria365 propose des services supplémentaires destinés à l’administration publique :

• chat opérateur: peut être intégré au site web de l’institution ou aux canaux sociaux, pour répondre aux citoyens en temps réel.

• service de courtoisie: rappels de rendez-vous, appels de suivi, infoline.

• traitement des plaintes: personnel qualifié pour répondre de manière formelle et documentée.

• service de conciergerie: réponse à l’interphone numérique en dehors des heures d’ouverture.

• la gestion des numéros verts: réponse simultanée à un grand nombre d’appels, par exemple pour des rapports de panne ou des informations sur les services publics.

Avantages pour votre bureau

L’utilisation de Segretaria365 permet de réduire les coûts fixes, d’optimiser la gestion du temps et d’assurer une présence téléphonique permanente.

Vous pouvez choisir le mode le plus approprié :

• tarif prépayé, à n’activer qu’en cas de besoin

• abonnement mensuel, afin d’optimiser le coût par appel

Tous les services sont gérés par un personnel qualifié, de langue maternelle italienne, opérant directement depuis l’Italie. L’activation est immédiate et ne nécessite aucune infrastructure technique.